Dans le sillage de la transformation numérique, de plus en plus d’entreprises cherchent à dématérialiser leurs documents comptables. Ce processus peut être difficile, mais il est important de franchir le pas si vous voulez rester compétitif dans l’économie actuelle. Voici quelques conseils pour dématérialiser vos documents comptables et rendre la transition la plus douce possible.
Pourquoi les entreprises cherchent-elles à dématérialiser leurs documents comptables ?
La réponse honnête à cette question n’est pas facile. La dématérialisation des documents comptables promet une réduction de l’empreinte écologique et une simplification de la vie des entrepreneurs par la suppression du papier. Mais en réalité, le processus de dématérialisation répond avant tout à une question économique en réduisant les coûts et les délais. Toutefois, cette évolution n’est pas forcément négative.
En dématérialisant vos documents comptables, vous limiterez le nombre de boîtes nécessaires à leur stockage et vous pourrez utiliser cet espace à d’autres fins. Le principal problème lié au stockage des documents comptables sous forme papier est le risque de les perdre ou de les endommager.
Un système dématérialisé vous oblige à être plus discipliné. Même si le passage aux documents numériques sans papier est plus efficace et moins coûteux, de nombreuses personnes préfèrent encore les copies physiques. La nouvelle génération qui a grandi dans un monde numérisé sera celle qui pourra réellement mettre en œuvre ces changements avec succès à grande échelle.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents comptables ?
Le service comptable peut tirer un grand bénéfice de la dématérialisation des documents comptables. Les tâches manuelles telles que la saisie des données dans les logiciels de gestion, la recherche et le classement des factures, la préparation des déclarations de TVA peuvent être longues et fastidieuses.
La numérisation des documents comptables a non seulement changé notre façon de faire les choses, mais elle les a également rendues beaucoup plus faciles. Toutes les informations étant désormais stockées sur des logiciels, nous ne devons plus passer du temps à trier des documents papier. Ce type d’élimination des tâches permet de gagner un temps remarquable afin de réaliser d’autres tâches plus importantes. Cette dématérialisation des documents élimine également les erreurs de saisie qui pourraient compromettre l’entreprise .
Le service comptable peut se recentrer sur des tâches plus stratégiques pour la croissance.
Non seulement la dématérialisation de vos documents comptables vous fait gagner du temps, mais elle permet également de réaliser de nombreuses économies. Par exemple, l’utilisation de papier et de consommables est considérablement réduite puisque les impressions sont limitées. Les politiques de développement durable entraînent souvent des changements, comme la réduction des déchets liés à l’impression.
Non seulement cette mesure est respectueuse de l’environnement, mais elle permet également à l’entreprise de réaliser des économies en limitant les coûts de production, de stockage et d’archivage. La dématérialisation des documents comptables est obligatoire pour certaines entreprises.
Comment dématérialiser des documents comptables ?
Comme nous l’avons vu précédemment, dématérialiser vos documents comptables ne consiste pas simplement à les scanner. Pour réaliser la dématérialisation de vos documents comptables, il existe des solutions logicielles qui peuvent vous aider dans cette démarche, qu’il s’agisse du classement ou de l’édition des documents, ou encore l’archivage.
Ce logiciel peut être utilisé en tant que SAAS ou hébergé sur un serveur local, et il permet à tous les employés d’accéder à des documents qui suivent des règles prédéterminées. En numérisant les documents papier et en les sauvegardant électroniquement, ce logiciel de dématérialisation rend la comptabilité plus sûre. Les principales fonctionnalités offertes par les logiciels de dématérialisation sont :
- Créer des sauvegardes de vos documents
- Stockage de plusieurs versions d’un document
- Indexation des documents
- suppression complète et irréversible d’un document.
- Recherche en texte intégral ou full-text
- Édition ou modification de documents
- Récupération automatique des données à l’aide de la LAD et de l’OCR
Dans le cadre de la dématérialisation comptable, deux technologies peuvent également être utilisées conjointement pour récupérer automatiquement les données comptables :
- La lecture automatique de documents, ou « LAD » en abrégé, permet de lire et de capturer automatiquement des données pendant le processus de numérisation.
- La numérisation par OCR (reconnaissance optique de caractères) crée un fichier texte à partir de la numérisation.
Bien que la culture du papier soit encore forte pour de nombreuses personnes, il est important de franchir le pas et de dématérialiser vos documents comptables si vous voulez rester compétitif dans l’économie actuelle. Les avantages de cette démarche sont évidents, et avec l’aide de logiciels spécialisés, c’est un processus qui peut être facilement accompli.
